Wissenstransfer leicht gemacht: Lifehacks, um Ihr Wissen nachhaltig zu bewahren

(Bielefeld, 07.03.2022) Es war eine Premiere. Beim ersten interaktiven Workshop des Marketing Clubs OWL Bielefeld drehte sich alles um die wichtige Frage des Wissenstransfers in Unternehmen und Organisationen. Vor dem Hintergrund von allgemeiner Fluktuation verlassen Wissensträger*innen Organisationen und nehmen ihr wertvolles Wissen mit. Referentin des Abend ist Elena Schüßler-Roggenhofer. Als Trainerin und Beraterin bei der Bielefelder synartIQ GmbH kümmert sie sich um das Thema „Wissen“ in all seinen Facetten. Und sie zeigt den Teilnehmenden Methoden auf, wie Wissen nachhaltig gesichert werden kann.

Eingangs erzählt sie – ganz frei nach Leo Lionni – die Geschichte „Fisch ist Fisch“: Der Fisch und der Frosch sind beste Freunde und leben zufrieden in einem Teich, bis der Frisch feststellt, dass er Beine hat und es zieht ihn raus in die Welt. Natürlich ist sein Freund der Fisch sehr traurig, aber der Frosch verspricht ihm, dass wenn er etwas Cooles sieht, zurückkommt und es dem Fisch erzählt. Der Frosch macht sich auf und sieht eine schwarz-weiß gefleckte Kuh samt Euter und zwei Hörnern, die büscheweise Gras auf einer Wiese frisst. Der Frosch ist begeistert und eilt zurück, um dem Fisch zu erzählen, dass er eine Kuh gesehen hat. „Wie sieht eine Kuh denn aus?“, fragt der Fisch. Der Frosch beschreibt ihm das Tier. Allerdings entsteht vor dem inneren Auge des Fisches ein schwarz-weiß gefleckter Artgenosse mit Euter und Hörnern. Er stellt sich eine Fisch-Kuh vor. „Und genau so etwas gilt es zu vermeiden“, schließt Elena Schüßler-Roggenhofer die kurze Geschichte. Denn jeder der Teilnehmenden kennt die Situation, dass man selbst in seinem eigenen Erfahrungs- und Erwartungshorizont verhaftet ist und dass bei einer Kommunikation über fünf Ecken immer etwas verloren geht. Und schon sind wir mittendrin in der Thematik: Wie kann man Wissen strukturiert und nachhaltig in einer Organisation bewahren?

Zunächst unterscheidet Elena Schüßler-Roggenhofer explizites Wissen, das beschrieben und dokumentiert ist, von implizitem Wissen. Das ist das, was jeder im Kopf hat. Aber nicht jedes implizite Wissen ist transferrelevant. Die Kunst liegt darin, genau dieses wertvolle implizite Wissen, das der Organisation nützt, an die Oberfläche zu transportieren. Oft handelt es sich hierbei um Erfahrungswissen.

Mittels einer Wissenslandkarte gelingt es, Wissen zu identifizieren, sichtbar zu machen und zu strukturieren. Die Mind Map hilft zudem dabei, Wissensinseln und auch Wissenslücken zu erkennen und schafft somit die Grundlagen für jeden Wissenstransfer. Diese Art des Brainstormings mit Mind Map spricht beide Gehirnhälften – die analytische und die kreative – an. Für eine komplette Wissenslandkarte gibt es sechs Kategorien: Unternehmenskultur, Projektwissen, Führungswissen, Fachwissen, Arbeitsorganisation und persönliche Netzwerke. „Wer das einmal ausprobiert, wird sehr überrascht sein, was man selbst so alles macht. Die Detailfragen zu den Kategorien helfen dabei, implizites Wissen zutage zu fördern“, berichtet die Referentin.

Jetzt sind die Teilnehmenden selbst gefragt. Sie können für den Bereich der Arbeitsorganisation IT selbst anhand von vier Leitfragen Mind Map online ausprobieren. Dabei geht es u. a. um die Fragen, welche IT-Systeme genutzt werden; ob derjenige Zugänge hat, die sonst kein andere besitzt; welche Vorgänge damit bearbeitet werden und welche Admin-Rechte derjenige besitzt. Daraus ergeben sich weitere Fragen.

Um eine gesamte Wissenslandkarte zu erstellen, werden in der Regel etwa sechs Stunden benötigt. Mind Maps sind sehr gut geeignet, um Informationen zu sammeln und in einem nächsten Schritt herauszufiltern, welches Wissen transferrelevant ist. Jeder Aspekt, der dieses Kriterium erfüllt, kann mit unterschiedlichen Transfermethoden bearbeitet werden. Zum Beispiel mit Kommunikation, Kodifizierung bis hin zur Organisation, wobei festgelegt wird, wo welche Informationen unter welchen Titel/Schlagwort abgelegt werden. Ein Transferplan legt fest, wer wann was wissen muss.

Ein einfaches und sehr effizientes Mittel zur Wissensbewahrung sind ScreenCasts, die sich ganz einfach mit PowerPoint erstellen lassen. Die Bildschirmaufzeichnung kann mit Audio erfolgen. Das, was man aufzeichnen will, holt man sich auf den eigenen Bildschirm und startet die Aufnahme. So entsteht im Handumdrehen ein YouTube-Tutorial, das nicht länger als zwei bis drei Minuten sein sollte und unter einem prägnanten Titel transparent abgelegt werden kann. Mithilfe von Wissenstransfer wird Mitarbeitenden nicht nur das Off-, sondern bei der Nachfolgebesetzung auch das Onboarding erleichtert. „Wir müssen weg von der Prämisse ,Wissen ist Macht'“, betont die Referentin. Um erfolgreich zu sein, muss Wissen geteilt werden. Und das wird idealerweise von Führungskräften vorgelebt.

Text: Eike Birck